רשתות השיווק "סופר זול" ו"סופר טוב" הן חברות דומות. תנסו להוריד את שרת ה-BI בחברת "סופר זול" ותראו מה יקרה. כעבור לא יותר משתי דקות, תקבלו טלפונים מבוהלים מעשרות משתמשים שיטענו בתוקף שאינם יכולים להמשיך לעבוד. ולעומת זאת, תנסו להוריד את שרת ה-BI בחברת "סופר טוב" ותראו מה יקרה. כלום!.
ניתן להבין שבחברת "סופר זול", יושמה מערכת BI (בינה עסקית) בצורה נכונה והיא מסייעת לעובדי החברה לשפר את עבודתם ולשפר את ביצועי הארגון. מנגד, יישום לא מוצלח בחברת "סופר טוב" הביא את המערכת למצב של חוסר שימוש, לעבודה יעילה פחות ולביצועים דלים יותר של הארגון. מה הן אם כן הגורמים להצלחה?
הגורמים להצלחה בהקמת מערכת BI, מתפקדים כשרשרת חוליות. חוזק השרשרת נמדד על פי חוזק החוליה החלשה ביותר. שרשרת ה-BI הבסיסית כוללת הגדרת צרכים נכונה, אפיון פתרון נכון, יישום איכותי, שימוש בכלים מתאימים, הדרכה, הטמעה, תמיכה ותחזוקה.
המאמר הבא עוסק בחוליה אחת בלבד בשרשרת ה-BI והיא בחירה נכונה של כלי האחזור ("המוצר"). כחברה העוסקת שנים רבות בייעוץ, יישום והטמעה של מערכות BI, אוכל לומר כי כלי האחזור בפני עצמו אינו הגורם המרכזי להצלחה. הצלחת התהליך תלויה הרבה יותר באיכות ושלמות תהליך היישום, במה שנהוג לקרוא לו "הפרויקט". ובכל זאת, בחירת המוצר היא מרכיב מרכזי וחשוב בשרשרת ה-BI.
כחלק מתהליכי יישום של מערכות BI בארגונים רבים, גיבשנו 15 כללים (המנוסחים כשאלות) המסייעים ללקוחותינו לבחור את המוצר המתאים ביותר. נוסח מקוצר מוגש כאן על מנת לסייע לכל מי שעומד בפני יישום מערכת BI.
15 שאלות בבחירת מוצר BI (נוסח מקוצר):
- 1. מהם הצרכים ומהם התוצרים הנדרשים? - מוצר צריך לענות על צרכים מוגדרים!. גם כאשר מקימים מערכת תשתיתית, בשלב הבחירה צריכים להיות צרכים ידועים ומוגדרים עליהם יענה המוצר. אם אין כאלו, דרוש ניתוח מעמיק יותר. ככלל, מומלץ לנסות להגדיר דרישות על בסיס פתרונות קיימים (כדי לא למצוא עצמך מגדיר/ה דרישות שלא ניתנות ליישום).
- 2. מי המשתמשים המיועדים? - מנהלים, כלכלנים, מידענים, אנשי תפעול, אנשי מכירות, הציבור הרחב, כולם?. התייחסות לטווח קצר ולטווח ארוך. זיכרו, אין באמת ארגון בו המשתמשים מתוחכמים יותר מבכל האחרים ואין ארגון רק עם משתמשים חלשים. הפתרונות צריכים להתאים לכולם. מותר ולעתים אף רצוי לשלב בין מוצרים. לדוגמא, לשלב בין כלי Reporting לכלי OLAP.
- 3. האם קיימת מערכת BI בארגון? - בארגונים רבים קיימות מערכות BI מתפקדות או כאלו שהוקמו ולא נעשה בהן שימוש. כדאי לבדוק האם הרחבת פתרון קיים או אפילו "החייאה" של מערכת איננו היעיל ביותר. במקרים רבים מקורן של בעיות בפרויקט היישום ולא במוצר.
- 4. אילו מערכות תפעוליות קיימות ומהן יכולות הדיווח הקיימות? - לא לשכפל יכולות! אם נדרש רק שיפור תצוגה, יש לכך פתרונות ייעודיים. שיכפול יכולות של מערכות תפעוליות קורה הרבה, לעתים ללא כוונה מוקדמת ונועד לכישלון.
- 5. מהי התשתית הטכנולוגית הארגונית הקיימת? - האם קיימת מערכת ERP? מערכת CRM? האם יש לכך השפעה ומגבלות? יש כלים עדיפים לסביבות טכנולוגיות שונות וחשוב לשים לכך לב.
- 6. האם קיים צורך בתשתית BI ארגונית או מענה לצורך נקודתי? ניתן ליישם מערכת BI כתשתית ארגונית או כמענה לצורך נקודתי. אופי היישום והמוצרים המתאימים תלויים במידה רבה במענה לשאלה זו.
- 7. האם ניתן לאפשר תלות במוצר?- מוצרים שונים מהווים מענה כולל החל משלב גזירת הנתונים ועד אחרון הדוחות. היתרונות ברורים אך מנגד נוצרת תלות של הארגון במוצר אחד. חשוב להתייחס לנקודה זו בהיבטים של הרחבת יכולות עתידית, סיכונים בהחלפת מערכת, שימור השקעה ועוד.
- 8. האם יידרש פיתוח או שניתן להשתמש בכלי המדף? - ככלל, העדיפו היצמדות לכלי המדף. כלל זה נכון ברוב המכריע של המקרים. הישארו בתחום הפעילות שלכם, אל תהפכו לבית תוכנה. אם בכל זאת נדרשת התאמה בפיתוח, עשו זאת בזהירות ובחוכמה.
- 9. האם קיימת יכולת שילוב המוצר עם כלים נוספים? - במרבית המקרים יידרש בשלב כל שהוא בתהליך שילוב של יותר מכלי אחזור אחד. הסיבות מגוונות כגון תוספת יכולות, חיסכון ברשיונות, שימוש ב Excel, משתמשים מגוונים ועוד. גם כאן השיקול התשתיתי משמעותי - האם התשתית תאפשר לשלב לדוגמא משתמשי Excel לעבודה מול בסיס הנתונים?
- 10. מי הם יצרן המוצר והנציג בישראל? - האם יש מערך תמיכה מסודר? מה אופי הקשר של הנציג בארץ עם היצרן? עד כמה השוק הישראלי חשוב ליצרן?
- 11. האם קיימת תמיכה מלאה בעברית? - אלא אם אתם חברה בינלאומית, בישראל יש עדיפות וחשיבות רבה ליישום מלא בעברית ברמת ממשק וברמת נתונים.
- 12. מה אופק הפיתוח של המוצר? האם היצרן מציג אופק ברור? האם אופק הפיתוח תואם את הצרכים הצפויים של הארגון?
- 13. האם יש מספיק מומחים ומיישמים של המוצר בישראל? - במקרים רבים מסתייע הארגון המיישם מערכת BI באינטגרטור החל מייעוץ ועד יישום מלא. ככל שיש יותר חברות יישום המתמחות במוצר, המומחיות גבוהה יותר, התלות בספק ספציפי נמוכה יותר, עלות השירות נמוכה יותר וכו'.
- 14. עד כמה הארגון והמשתמשים יהיו עצמאיים? - האם המשתמש יוכל לבנות דוחות?, האם מנהל המערכת יוכל לבנות דוחות? מי מנהל את ההרשאות? האם הוספת נתונים דורשת התערבות חיצונית וכו'.
- 15. מה הן העלויות לרישוי, תחזוקה, יישום ו TCO ? הרגישות בין סוגי העלויות משתנה בין ארגונים ובתקופות שונות. חשוב להיות ערים לכל העלויות הישירות והעקיפות לאורך ציר הזמן.
אם בחרתם מןצר בהתאם לשאלות הנ"ל הוא יכול לענות לצורכיכם בטווח הקצר והארוך. עכשיו נשאר לכם להקפיד על איכות פרויקט היישום ומובטחת לכם הצלחה ושיפור תוצאות עסקיות של הארגון.
הכותב, דותן נאמני, הוא סמנכ"ל השיווק והמכירות בחברת DataCube. חברת DataCube היא מהחברות המובילות בישראל ביישום מערכות BI ומספקת ללקוחותיה סל שירותים הכולל ייעוץ, אפיוני על, יישום מערכת, הדרכה, הטמעה ותמיכה. כתובת אתר החברה: http://www.datacube.co.il/.