מאת גלית פיין, סמנכ"ל ואנליסטית בכירה, STKI
נכסי IT כמו חומרה ותוכנה, מייצגים השקעות גדולות אותן חייבים מנמ"רים לנהל ביעילות אם הם רוצים לספק ערך עסקי לארגונים שלהם. הצעד הראשון בניהול נכסי IT יעיל, הנו לדעת מצב מלא ומדויק של נכסים אלה. מערכות ניהול נכסי IT של ימינו מספקות למנמ"ר כלים לא רק לזיהוי נכסי החומרה והתוכנה, אלא גם קביעת מאפייניהם העיקריים כמו ערך עסקי, סטטוס תפעול, ואבטחה.
למרות שהטמעת מערכת ניהול נכסים (Asset Management) הנה מאמץ משמעותי, הרי יישומה הנכון יכול לשלם דיבידנדים החוזרים שנה אחרי שנה. דיבידנדים אלה מייצגים כספים זמינים לשימוש בתחומים אחרים. במילים אחרות: בחברות בהן מימון עבור יוזמות חדשות של מערכות מידע הנו מוגבל, הרי מערכת ניהול נכסים הנה כלי איתו יכולים מנמ"רים לעשות יותר תמורת פחות. ניהול נכסים גם מספק הגנה מפני יצרני תוכנה הטוענים להפרות של הסכמי רישוי. אם אין מעקב על רשיונות תוכנה, או יש רק גיליונות אלקטרוניים פרימיטיביים של סטטוס הרשיונות, יצרנים יכולים להתעקש על ביקורת מלאה של עמידת החברה בתנאי הרשיונות ומספרם. ביקורות כאלה הנן יקרות, ואם מאותרות הפרות של הרשיון, הרי יצרן התוכנה יכול לדרוש קנס כספי מהארגון המפר.
מאחר שיצרנים לוחצים לקבל יותר מידע מלקוחות, חברות כמו אדובי, מיקרוסופט וסימנטק יוצרות סטנדרטים רשמיים עבור ניהול נכסי תוכנה (SAM). לקוחות משתמשים לפעמים בתוכנה ללא רישוי שלא בכוונה, ו- SAM יכולה לאתר מקרים אלה.
כיום, ציות רישוי המשתמש בכלים אלה, מתאים ביותר להתקנות עם 500 משתמשים ומעלה. עם בשלותן של יכולות ה- SAM, הפיכתן לקלות יותר ליישום וזולות יותר, שיטה זו של ניהול תוכנה תהיה מעשית עבור ארגונים קטנים יותר גם כן.
ניהול נכסים מכסה את כל היבטי ה- IT
מערכות ניהול נכסים מתחילות עם הזיהוי של כל נכס ומיקומו הגיאוגרפי. בין הנתונים הנרשמים עבור כל פריט: סטטוס הבעלות עליו, אחריות ניהול, ורמת ביצועים. כדי לאפשר החלטות כמו הצורך בשדרוג, תיקון תוכנה, או החלפה, מערכת ניהול נכסים עוקבת גם אחרי מספר גרסה, נתוני רישוי, ושלב במחזור החיים.
מאחר ששליטה על נכסי IT יכולה להיות משימה מסובכת, מנמ"רים עשויים להחליט לדחות את הטיפול למחר. בעקבות זאת, לעתים קרובות היעילות של ניהול נכסים אינה גבוהה.
בסקר עדכני של מנמ"רים ומנהלי מידע בכירים שנערך ע"י Computer Economics, דיווחו 32 אחוז מהאתרים כי ניהול נכסים בחברותיהם הנו יעיל רק במידה מינימלית. 8 אחוזים מהמנהלים אמרו כי ניהול הנכסים שלהם אינו יעיל כלל.
זיהוי נכסי IT יכול להיות קשה אפילו בארגון בגודל בינוני. לכן, הגישה הטובה ביותר לניהול נכסי IT היא להשתמש בכלים אוטומטיים לביצוע מרבית העבודה המכבידה. טיפוסית, יישומים אלה יכולים לאתר את מרבית הנכסים ותכונותיהם, כמו מספר המעבדים בשימוש ותצורות הזיכרון שלהם, יישומי תוכנה וגרסאות, ובתיקוני תוכנה אשר הותקנו.
כלי ניהול נכסים אוטומטיים עשויים לדרוש תגבור ידני מסוים לזיהוי נכסים שהכלים לא יכולים להגיע אליהם. למרות מגבלה זאת, הכלים האוטומטיים יכולים לבצע את מרבית העבודה הקשה והמשעממת, ולאפשר לאנשי צוות ה- IT לנהל את החריגים, ולהשקיע את זמנם בניתוח ביצועי נכסים במקום לאסוף נתונים עליהם.
ניהול נכסים כבסיס לתיעוד ערך IT
תקציבי IT נחשבים היום כהוצאה גדולה במרבית הארגונים, ונכסי IT מהווים חלק גדול של תקציב IT טיפוסי. יתר על כן, תקציבים אלה גדלים.
לפי מחקר עדכני של Computer Economics, תקציב ה- IT הממוצע גדל ב- 2.5 אחוזים ב- 2005 בהשוואה ל- 2004. המחקר גם גילה כי תקציב IT הממוצע כאחוז של ההכנסות ברחבי כל התחומים, הנו עתה 1.7 אחוזים, כלומר חלק משמעותי של ההוצאות התפעוליות של ארגונים.
נתון זה משתנה בין תחומים, ובחלקם הוא עולה ליותר מ- 3 אחוזים. בכל מקרה הפכו תקציבי IT לפריט עלות גדול כמעט בכל ארגון.
בעת פיצול תקציב ה- IT לפי שורות פריט, החשיבות של מינוף מלא של נכסי חומרה ותובנה הופכת לברורה ומובנת מאליה. פלטפורמות החומרה השונות, התקני רשת וציוד היקפי, מהווים באופן טיפוסי יותר מ- 35 אחוז של תקציב IT הכולל. בנוסף, מערכות הפעלה ותוכנות יישומים מהוות באופן טיפוסי 15 אחוז נוספים מהתקציב. כך, נכסי חומרה ותוכנה מהווים כמחצית מכלל הוצאות מערכות המידע (שורת התקציב הגדולה האחרת היא כוח אדם, המהווה כשליש מהתקציב הטיפוסי). בגלל העלות הגבוהה של נכסי חומרה ותוכנה לארגון, ברור כי הם חייבים להיות מנוהלים היטב ובאופן מדויק.
תוכנית ניהול נכסי IT המבוצעת כהלכה, תאפשר דיווח מקיף אשר יספק להנהלה את הבסיס כדי להציג ערך מוחשי מנכסים אלה והשירותים שהם מספקים.
עם זאת, המטרה אינה מידע מדויק על נכסי IT. ערך עסקי מנכסי IT מגיע מניצול מלא שלהם. אופטימיזציית המשאבים דורשת מעקב אחריהם והערכת ה- ROI שלהם בכל מקרה ומצב.
תמורה זאת מחזירה את ההשקעה במערכת ניהול נכסים.
הערכה ובקרה, שיפור, וניהול סיכונים
מערכות ניהול נכסים הן שימושיות ביותר בהערכה ובקרה על רכיבים שונים של סביבת ה- IT: הסכמי ליסינג, פעילויות, רכש, ניצולת משאבים, יחסים עם הספקים למערכות ניהול משאבים יש ערך גדול בשיפור פעילויות IT בתחומים הבאים: ערך IT, רמות שירות, שדרוגים ורכישות חדשות.
מערכות אלה הן גם אמצעי קריטי לניהול מספר סיכונים בפונקצית מערכות המידע: ציות רשיונות, אחריות לקוח הנובעת מעצם הבעלות, ואבטחה.
הטווח של מערכת ניהול נכסים יעילה חייב להקיף את נכסי ה- IT ברחבי הארגון. כיסוי פחות מאשר מלא, צפוי לפגוע קשות בכוונת המאמץ. המטרה של ניהול נכסים היא לספק שקיפות מלאה לתוך כל נכסי ה- IT בעלי ערך שברשות הארגון, כך שהמנהלים הבכירים יוכלו לקבל החלטות מושכלות ביחס לשימוש בהם.
בלי רמה זו של שקיפות, נפגעת קשה יכולתם של המנהלים לקבל החלטות יעילות.